Maîtriser au quotidien la trésorerie de votre entreprise

Bon nombre de chefs d’entreprise ont l’œil « rivé sur leur trésorerie » et, en soi, c’est plutôt un bon réflexe. Mais vérifier le montant du solde des comptes bancaires de l’entreprise n’est pas suffisant, ni satisfaisant : gérer la trésorerie suppose d’anticiper les entrées et les sorties, en fonction de l’évolution de l’activité de l’entreprise, pour éviter les difficultés financières et être en mesure, le cas échéant, de définir les modalités de financement de vos besoins. Il faut donc se doter des bons outils. Lesquels ?


La trésorerie, c’est quoi ?

« Ce que vous avez sur le compte bancaire »… Pour faire très simple, la trésorerie de l’entreprise représente les sommes dont elle dispose en banque (on parle de disponibilités, de soldes créditeurs, etc.). Il s’agit donc de la différence entre vos encaissements bancaires (le chiffre d’affaires encaissés auprès des clients) et les dépenses effectuées dans le cadre de votre activité (paiement de vos fournisseurs, des impôts, des cotisations sociales…).

La trésorerie, un élément essentiel de gestion d’entreprise. C’est effectivement un élément clé de la gestion de votre entreprise puisqu’elle permettra de financer l’activité de l’entreprise. Si vous ne disposez pas des ressources financières pour faire face à vos divers engagements, vous risquez la « cessation de paiement » : c’est donc la survie de l’entreprise qui est en jeu…


La trésorerie, une gestion quotidienne…

« Gérer » la trésorerie… Gérer la trésorerie de l’entreprise suppose de disposer des moyens financiers suffisants pour faire face aux différentes charges et autres engagements de l’entreprise : cela ne se limite donc pas à faire simplement la différence entre « ce qui rentre » et « ce qui sort ». Vous pouvez très bien avoir, à un instant donné, un solde bancaire excédentaire, mais ne pas avoir encore réglé un certain nombre de charges à venir (votre TVA, des factures fournisseurs…). Un défaut de prévision pourra s’avérer dommageable pour l’équilibre financier de votre entreprise.

C’est « suivre » la trésorerie… En fonction de l’activité de l’entreprise, vous devez être en mesure de veiller à financer votre cycle d’exploitation. Concrètement, vous devez être capable d’anticiper les dépenses qui seront nécessairement engagées en vue de vendre vos produits ou services. Dans une entreprise de négoce, par exemple, il faudra être capable d’anticiper les achats de stock en vue des prévisions de vente ; même chose dans une entreprise de fabrication, où vous devrez être en mesure d’anticiper le coût des matières premières nécessaires à la fabrication des produits vendus, etc.

Mais c’est aussi « anticiper » la trésorerie… Gérer la trésorerie suppose donc d’anticiper les sorties d’argent. Au même titre que, lorsque vous envisagez un investissement, vous prévoyez un plan de financement, vous devez prévoir votre trésorerie pour financer votre activité : parce que vous aurez nécessairement un décalage entre le paiement de vos différents fournisseurs et l’encaissement de votre chiffre d’affaires, vous devez être capable de « financer ce décalage », c’est-à-dire d’assurer le paiement effectif de vos charges, avant même d’avoir reçu le paiement de vos clients le cas échéant.

Le saviez-vous ?

Sur le plan comptable, on va parler de gestion du besoin en fonds de roulement (BFR). Ce BFR se calcule en faisant la différence entre, d’une part, les besoins (représentés notamment par les stocks, les créances clients) et les ressources (représentées notamment par les dettes fournisseurs) : il va donc résulter du décalage entre les décaissements et les encaissements sur votre compte. Pour bien gérer votre trésorerie, vous devez suivre l’évolution de votre BFR.

L’importance de la prévision pour financer vos besoins. Parce que vous serez capable de gérer vos flux financiers, vous serez capable d’anticiper vos besoins : soit vous aurez la capacité d’y faire face en présence d’une trésorerie excédentaire, soit vous devrez rechercher les modalités de financements pour faire si besoin, les ajustements nécessaires. Les modalités de financement peuvent être diverses :

  • vous pouvez financer vos besoins (votre BFR) par des apports, en capital ou en compte courant ;
  • vous pouvez aussi solliciter votre banque pour obtenir un découvert autorisé, un escompte (vous cédez à votre banque des effets de commerce), avoir recourir à la « cession Dailly » (utilisée pour les créances qui ne sont pas matérialisées par des effets de commerce, ce procédé consiste à céder vos factures au banquier qui en obtiendra paiement auprès des clients), etc. ;
  • vous pouvez avoir recours à l’escompte commercial (qui vous permet, contre une remise, d’obtenir un paiement rapide de vos factures auprès de vos clients), à l’affacturage (vous externalisez la gestion de votre poste clients : le prestataire, appelé factor, pourra assurer le financement de votre trésorerie, le recouvrement de vos créances, etc.).

Gérer la trésorerie : quels outils mettre en place ?

Au quotidien, assurez un suivi… Mois par mois, vous devez suivre l’évolution de votre trésorerie, faire le point régulièrement sur les encaissements et les décaissements et assurer la « liquidité » de l’entreprise pour qu’elle puisse faire face à ses échéances futures. Pour cela, effectuez un état régulier de vos stocks et veillez au délai de rotation de ces stocks, un point régulier de vos créances clients et de vos dettes fournisseurs.

Au quotidien, assurez une surveillance… Pensez à surveiller les délais entre la date de la vente ou de la prestation de services et la date d’émission de la facture, les délais de règlement clients, la validation des paiements fournisseurs, les délais de paiement fournisseurs… Mettez en place des procédures pour être sûr de maîtriser le circuit de facturation et de paiement.

Le saviez-vous ?

Le délai convenu pour régler les factures ne peut pas dépasser 45 jours fin de mois ou 60 jours à compter de la date d'émission de la facture (des dérogations peuvent être prévues par les organisations professionnelles, comme par exemple retenir comme point de départ de ce délai la date de réception des marchandises ou d'exécution de la prestation de services demandée). Il s’agit d’un principe à respecter, mais vous pouvez aussi décider, conjointement, entre clients et fournisseurs, de réduire le délai maximum de paiement.

Assurez la communication dans l’entreprise… La gestion de trésorerie ne concerne pas que le service comptable : il faut que toutes les personnes dans l’entreprise puissent communiquer sur leurs besoins de manière à gérer efficacement la trésorerie de l’entreprise. Le service commercial a besoin d’embaucher : communique-t-il suffisamment tôt pour anticiper ce besoin, et donc optimiser l’embauche ? Vous constatez que l’entreprise dispose d’un stock régulièrement important, parce que, vous précise votre responsable des stocks, le délai d’approvisionnement étant relativement long, il est nécessaire de sur-stocker pour parer à toute éventualité : est-il, néanmoins, possible de réduire la durée de stockage ?

Mettre en place un « budget de trésorerie ». Après avoir validé vos budgets achats, ventes, coûts salariaux, etc., bâtissez un budget de trésorerie qui vous permettra de prévoir l’évolution de votre trésorerie au cours de l’exercice à venir et d’avoir une vue globale de vos éventuels besoins de financements ou possibilités de placements. Vous pouvez utiliser des modèles existants (voir un exemple, que nous mettons à votre disposition et qu’il vous appartiendra d’adapter à votre situation) ou vous procurer un logiciel de trésorerie.

Faites un point régulier avec vos conseils. Que ce soit votre banquier, votre expert-comptable, votre conseillez financier, votre avocat, etc., ne négligez pas leurs conseils pour vous aider à optimiser la gestion de votre entreprise et son développement.


Gérer la trésorerie : quelques réflexes à avoir…

Attention aux fluctuations d’activité. Certaines activités peuvent présenter des fluctuations importantes en fonction de la période de l’année, de telle sorte que vous pouvez, par exemple, être amené à acheter du stock de produits qui ne sera écoulé que beaucoup plus tard. De la même manière, une production qui n’est pas ralentie en période de baisse d’activité peut être pénalisante pour l’entreprise.

Attention à la crise de croissance. Il faut aussi gérer les fortes augmentations des ventes : vous devez être en mesure de financer cette croissance, d’où l’intérêt de disposer d’outils de contrôle et de gestion fiables.

Analysez vos coûts de gestion. Une bonne gestion de la trésorerie peut permettre de réduire de manière importantes les commissions d’intervention bancaire (intérêts débiteurs, commissions sur découvert, etc.). Vérifiez également les dates de valeurs appliquées par la banque (date à laquelle une opération prend effectivement effet sur le compte bancaire), le coût de ses commissions sur opération, etc. Tout mis bout à bout, des optimisations sont possibles…

Financez le long terme avec du long terme… Utilisez votre trésorerie à bon escient : pour réaliser un investissement important, plutôt que de puiser dans votre trésorerie disponible, privilégiez le recours au crédit en essayant au maximum de l’étaler sur la durée d’utilisation du bien financé (que ce soit un crédit classique ou un crédit-bail).

A retenir

On entend souvent dire que « les entreprises qui passeront la crise sont celles qui ont de la trésorerie », et ce n’est pas entièrement faux. La survie d’une entreprise passe par une bonne gestion de sa trésorerie : une bonne maîtrise des flux financiers, une bonne anticipation des sorties de liquidités vous permettra d’assoir le développement de votre entreprise.

Mettez en place des budgets de trésorerie, assurez un suivi quotidien de votre compte bancaire, surveillez vos paiements clients, optimisez vos paiements fournisseurs, etc.


J'ai entendu dire

Quelles sont les conditions de mise en place d’une autorisation de découvert ? La banque peut-elle y mettre fin unilatéralement, et si oui, doit-elle respecter un délai de préavis ?

Le montant de l’autorisation de découvert ainsi que sa durée sont négociés directement avec la banque. Quant aux possibilités d’y mettre fin, tout dépendra des conditions prévues dans l’autorisation initialement mise en place, mais, en tout état de cause, la fin de cette autorisation de découvert doit vous être notifiée par écrit et la banque doit respecter un délai de préavis qui ne peut pas être inférieur à 60 jours (sinon, la rupture est dépourvue d’effet). Il est, à cet égard, recommandé que l'établissement de crédit vous fournisse sur demande, les raisons de cette interruption

Sources

  • Loi n° 2008-776 du 4 août 2008 de modernisation de l'économie – article 21 (délai de paiement des factures)
  • Article L 313-12 du Code Monétaire et Financier (délai de préavis en cas de rupture d’une autorisation de découvert)