Recruter un salarié : les bons réflexes !

Vous avez décidé de recruter un salarié : comment être sûr de trouver le bon candidat ? En quelques lignes, retrouvez nos conseils pour vous aider dans cette démarche et sécuriser votre recrutement...


Recruter un salarié : un préalable nécessaire

Une vérification s’impose. Avant de rédiger une offre d’emploi et de lancer un processus de recrutement, il faut veiller à ce qu’en interne, dans l’entreprise, des salariés ou d’anciens salariés ne bénéficient pas d’une priorité d’embauche.

Exemples. Ce pourra être le cas, par exemple :

  • d’un salarié qui doit pouvoir retrouver son emploi à l’issue d’un congé parental ou, pour une salariée, d’un congé maternité, ou encore à l’issue d’un arrêt maladie ;
  • d’un collaborateur qui souhaite reprendre un emploi à temps complet qui bénéficie d’une priorité pour l'attribution d'un emploi correspondant à sa catégorie professionnelle ou d'un emploi équivalent ;
  • des salariés qui bénéficient d’une priorité pour les emplois correspondant à leur qualification après un licenciement économique.


Recruter un salarié : une bonne préparation

La première démarche. Avant de rédiger une offre d'emploi, il est fortement conseillé de formaliser un profil de poste, en fonction des besoins de l'entreprise : s'agit-il d'une création de poste, d'un remplacement poste pour poste, quel est le degré d'urgence lié à ce recrutement, etc. ?

Quel profil ? Non seulement vous aurez soin de recenser et de décrire la nature du poste, ainsi que les missions et les activités y afférent, mais vous pourrez également préciser l'environnement de ce poste, notamment en termes de place dans l'organigramme, de moyens mis à la disposition du futur collaborateur, de conditions d'exercice de l'activité (poste sédentaire, télétravail, déplacements fréquents, degré d'autonomie, etc.). Grâce à ce descriptif, vous pourrez ainsi définir les rôles et les responsabilités du poste en question, ce qui vous permettra, en outre, de cerner et déterminer les compétences requises pour ce poste.

Quel contrat ? Toujours dans le cadre des démarches préalables, il sera nécessaire de déterminer le type de contrat sous lequel vous envisagez ce futur recrutement (contrat à durée déterminée ou indéterminée, recours à l'intérim, à l'alternance, etc.), en fonction notamment des besoins de l'entreprise, qu'il s'agisse de besoins urgents compte tenu de vos contraintes d'exploitation, de besoins à plus long terme qui s'inscrivent dans le cadre du développement de votre entreprise. Ce sera également l'occasion de faire le point sur les différentes aides dont vous pouvez bénéficier en fonction du profil recruté.

Rédiger l'offre d'emploi. Une fois déterminés tous ces critères, vous allez pouvoir rédiger l'annonce que vous souhaiterez voir apparaître dans les journaux et/ou sites internet spécialisés, et, en cela, le descriptif de poste préalablement établi vous sera d'une grande utilité. Dans le cadre de cette annonce, vous aurez soin d'apporter des précisions sur l'environnement du poste et la nature des missions qui seront confiées au candidat, ce qui est attendu de lui et, le cas échéant, les compétences et niveaux de formation requis, etc.

          Le saviez-vous ?

Certaines mentions sont prohibées dans les annonces d'emploi, comme par exemple, toute mention de nature discriminatoire (liée aux origines, au sexe, aux mœurs, à l’orientation sexuelle ou l’identité de genre, à l'âge, à la situation de famille, à la situation de grossesse, à l’inscription dans un parcours d’aide médicalisée à la procréation, aux caractéristiques génétiques, à la particulière vulnérabilité économique (apparente ou connue), à la capacité à s'exprimer dans une autre langue que le français, à l'apparence physique, à l'appartenance ou non à une ethnie, une race ou une nation, à l'obédience religieuse, à l'appartenance à une organisation politique ou syndicale, à l’exercice d’un mandat électif local, aux opinions politiques, au nom de famille, au lieu de résidence, à la domiciliation bancaire, à l’état de santé, à la perte d'autonomie ou la situation de handicap).

Vous faire aider ? Il ne faut pas hésiter à solliciter les conseils de spécialistes du recrutement, qu'il s'agisse de cabinets extérieurs, d'agences de travail temporaire, etc. qui pourront utilement vous assister et vous conseiller dans votre démarche de recrutement.

Un choix à justifier. L’employeur n’est pas tenu de porter à la connaissance du candidat, avant d’opérer son choix, les éléments qui le justifient. Néanmoins, au cas où le candidat évincé s’estimerait victime d’une discrimination, l’employeur devra justifier d’éléments objectifs et étrangers à toute discrimination l’ayant conduit au choix opéré.

Mais aussi… Le candidat à un emploi qui dissimule l’existence d’une clause de non-concurrence le liant à son ancien employeur manque à son obligation de loyauté, même s’il estime que cette clause est illicite. Le juge a déjà validé le licenciement pour faute grave d’un salarié qui avait dissimulé à son nouvel employeur l’existence d’une telle clause qu’il estimait illicite.


Recruter un salarié : une bonne sélection

Faire le tri dans les candidatures. L'afflux de CV n'étant pas à exclure, vous devrez, dans la mesure du possible, procéder à un tri efficace des candidatures reçues. Pour cela, déterminez avec précision vos critères de sélection : compétences, expériences, prétentions, etc. Ce tri passera également par l'analyse de la lettre de motivation qui vous permettra de détecter les capacités et motivations du candidat.

Pour information. Sachez que des informations portées sur le CV qui s’avèrent imprécises ne sont pas nécessairement fautives. Inversement, dissimuler sciemment des informations qui s’avèrent déterminantes dans la décision du recrutement (comme, par exemple, faire état de fausses expériences ou prétendre faussement avoir travaillé dans des entreprises concurrentes) peut justifier un licenciement pour faute grave du salarié nouvellement recruté.

          Le saviez-vous ?

Alors qu’il était question que, dans les entreprises d’au moins 50 salariés, les informations communiquées par écrit par le candidat à un emploi ne pouvaient être examinées que dans des conditions préservant son anonymat, cette obligation d’anonymat est supprimée.

Gérer l'entretien d'embauche. Après avoir établi votre "short-list", vous devrez réaliser un (ou plusieurs entretiens) avec le ou les candidats sélectionnés, au cours duquel vous pourrez approfondir le parcours et les motivations des candidats, comme par exemple :

  • l'analyse de sa formation et de ses compétences : vous pourriez, par exemple, le mettre en situation ;
  • l'analyse de son expérience : développez avec lui le contenu des précédents postes, ses missions et responsabilités, les périodes dites "de creux" au cours desquelles il est resté sans activité professionnelle, etc. ;
  • l'analyse de ses centres d'intérêts, qui sont souvent riches d'enseignements.

Conseils. Présentez l'activité de l'entreprise (fournissez-lui, par exemple, une plaquette de présentation) afin de susciter sa curiosité et vérifier s'il s'est renseigné sur votre entreprise, posez des questions ouvertes pour instaurer un vrai dialogue, demandez-lui de s'auto-évaluer afin de projeter le candidat dans le poste proposé, évitez toute remarque ou suggestion qui s'apparenterait à une discrimination à l'embauche (comme, par exemple, se renseigner sur ses appartenances politiques ou syndicales), etc.

Attention aux « questions qui peuvent fâcher »… Aucune personne ne peut être écartée d'une procédure de recrutement en raison de son origine, de son sexe, de ses mœurs, de son orientation ou identité sexuelle, de son âge, de sa perte d'autonomie, de sa situation de famille, de son lieu de résidence ou de sa grossesse, de son inscription à un parcours d’aide médicalisée à la procréation, de ses caractéristiques génétiques, de son appartenance ou de sa non-appartenance, vraie ou supposée, à une ethnie, une nation ou une race, de ses opinions politiques, de ses activités syndicales ou mutualistes, de l’exercice d’un mandat électif local, de ses convictions religieuses, de son apparence physique, de son nom de famille, de son lieu de résidence ou en raison de son état de santé ou de son handicap. Evitez toute question sur ces thèmes-là. Un refus d’embaucher pour ces motifs, dûment établi, serait synonyme de nullité de votre décision.

Vérifier la qualification du candidat ! Si le poste que vous proposez à l’emploi nécessite une qualification spécifique, pensez à vérifier que le candidat dispose bien de cette qualification. Sinon, vous ne pourriez pas vous prévaloir de votre négligence pour annuler le contrat.

L’offre de contrat de travail. Une fois le candidat choisi, vous pouvez lui faire une offre de contrat de travail mentionnant l’emploi, la rémunération, la date d’entrée en fonction et votre volonté de collaborer avec lui s’il l’accepte. Il est alors intéressant de préciser le délai de réflexion que vous offrez au salarié. Mais cet acte ne vaut pas contrat de travail : vous pouvez vous rétracter tant que l’offre n’est pas arrivée à son destinataire ou tant que ce dernier ne l’a pas acceptée. Toutefois, si le candidat peut prouver un préjudice résultant de votre rétractation, il pourrait exiger une indemnisation.

La promesse unilatérale de contrat de travail. Mais vous pouvez aussi opter pour une promesse unilatérale de contrat de travail (la notion de « promesse d’embauche » vient d’être supprimée par les juges) : une fois le candidat choisi, ce dernier, et le cas échéant vous-même, peut(pouvez) souhaiter formaliser rapidement l'accord intervenu entre vous pour le poste proposé. Vous pouvez alors rédiger une "promesse unilatérale de contrat de travail" qui précisera l’emploi, la rémunération, la date d’entrée en fonction et le délai pendant lequel le candidat peut opter pour la conclusion du contrat de travail.

Attention ! Une promesse unilatérale de contrat de travail engage définitivement l'entreprise qui ne peut pas se rétracter : du côté de l’employeur, elle vaut, en effet, contrat de travail. Son non-respect sera donc sanctionné. Si vous décidez de ne pas donner suite à la promesse d'embauche, vous vous exposez à de possibles sanctions (dommages-intérêts en fonction du préjudice subi par le candidat retenu). La différence entre l’offre de contrat de travail et la promesse unilatérale de contrat de travail est subtile puisqu’elle réside dans l’intention de l’employeur de s’engager fermement. C’est pourquoi vous devez accorder un soin particulier à la rédaction de votre acte.

A noter. Si le futur salarié ne se présente pas dans l’entreprise pour prendre un poste qu’il avait accepté, et à propos duquel il avait signé une promesse d’embauche, il pourra se voir condamné au versement de dommages-intérêts pour réparer le préjudice subi par l’entreprise.

Une promesse sous condition suspensive ? Si vous rencontrez un candidat qui ne dispose pas encore de la qualification requise mais que son savoir-être vous séduit, vous pouvez signer une promesse d’embauche qui mentionnera une condition suspensive d’obtention des diplômes nécessaires. Mais attention à la rédaction d’une telle clause ! Si elle prévoit une faculté de rétractation pour l’employeur, vous devrez alors effectuer une démarche (vous rétracter) pour que le contrat ne s’applique pas.

Attention à la rédaction de cette clause ! Un contrat qui prévoit qu’il prendra effet lorsque le salarié sera libre de ses engagements ou au plus tard à une date déterminée est conclu sans réserve ni condition. S’il n’est finalement pas exécuté, le salarié pourra obtenir des indemnités de licenciement sans cause réelle et sérieuse, quand bien même le salarié serait encore engagé auprès de son ancien employeur (dans le cadre d’une clause de non-concurrence non levée, par exemple).


Recruter un salarié : une bonne intégration

Accueillir votre nouveau collaborateur. A l'arrivée d'un nouveau collaborateur, l'accueil a toujours son importance : présentation à l'équipe, visite de l'entreprise, prise en main de son poste de travail, etc. C'est aussi l'occasion de rappeler les obligations de l'entreprise et du salarié en matière de sécurité : utilisation de vêtements de travail, conditions d'accès aux locaux, accès aux issues de secours, rappels des méthodes de travail, mesure à prendre en cas d'incendie, etc.

Remettre le contrat de travail. Vous devrez également remettre au salarié nouvellement embauché un certain nombre d'informations : vous devrez lui remettre son contrat de travail et les informations contenues dans la déclaration d'embauche. Formalisez une fiche de poste dans laquelle vous aurez soin de récapituler les différentes tâches lui incombant. 

Mais aussi... Pensez à lui remettre également, le cas échéant, la charte informatique de l'entreprise, le règlement intérieur, les éventuelles informations relatives à l'épargne salariale (accords d'intéressement, de participation, etc.). Informez-le que l'entreprise tient à sa disposition un exemplaire de la convention collective. A cet égard, la formalisation d'un "livret d'accueil" du nouveau salarié, regroupant l'ensemble des informations à communiquer peut permettre de faciliter l'intégration du nouvel entrant.

Les formalités d'embauche. N'oubliez pas non plus de remplir l'ensemble des formalités administratives liées à l'embauche.

          Le saviez-vous ?

Vous devez également informer votre nouveau collaborateur de son droit au bénéfice d’un entretien professionnel tous les 2 ans, dont l’objectif sera d’analyser ses perspectives d’évolution professionnelle, notamment en termes de qualifications et d'emploi.


Recruter un salarié : une conservation des informations

Le recrutement et les données personnelles. Dans le cadre d’un recrutement, vous allez recueillir certaines données personnelles du candidat. Dans ce cas, vous devez respecter, depuis le 25 mai 2018, le « règlement général sur la protection des données » (RGPD).

     => Pour en savoir plus sur l’analyse d’impact, consultez notre fiche « Organiser la protection des données personnelles (RGPD) »

Un guide à connaître. La Cnil a publié un guide qui envisage notamment la protection des données dans le cadre d’un recrutement.

     => Consultez le guide pratique de sensibilisation au RGPD pour les PME

Questionnez le candidat (librement ?). La Cnil rappelle tout d’abord que lorsque vous recrutez un nouveau salarié, vous ne pouvez pas demander tout et n’importe quoi aux candidats.

Illustrations. Par exemple, des informations sur l’emploi occupé par les membres de la famille d’un candidat n’ont pas de lien avec ses compétences et ne sont pas utiles. En outre, il n’est pas utile de réclamer au candidat, au stade de l’entretien, son numéro de sécurité sociale.

Informez le candidat. La Cnil rappelle que vous devez informer les candidats sur ce qui va être fait des données qu’ils vous communiquent : qui va y avoir accès (service RH, un prestataire, etc.), combien de temps elles vont être conservées, comment ils peuvent exercer leurs droits sur leurs données ?

Recrutement terminé. Une fois le choix du nouveau salarié effectué, il faut supprimer les informations sur les candidats non retenues, sauf s’ils acceptent de rester dans un fichier de candidats pour une durée limitée à 2 ans.

A retenir

Ne négligez pas le travail effectué en amont : en formalisant une fiche de poste, et en ciblant vos besoins, vous optimisez votre processus de recrutement.

J'ai entendu dire

Est-il obligatoire ou non de mentionner le montant de la rémunération offerte pour le poste dans une annonce d'offre d'emploi ?

La mention du salaire n'est pas obligatoire dans une offre d'emploi. Vous disposez donc ici d'une grande liberté. Une telle mention aura le mérite de la précision, mais pourrait faire fuir de potentiels candidats. Il s'agit donc de manier avec précaution ce type de mention (une solution consiste à mentionner une fourchette de rémunération).

Sources

  • Articles L 1132-1 et suivants du Code du Travail (principes de non-discrimination)
  • Articles L 1221-6 et suivants du Code du Travail (recrutement)
  • Articles L 1225-1 et L 1225-2 du Code du Travail (candidate à l’emploi enceinte)
  • Article L 1225-3-1 du Code du Travail (candidate à l’emploi bénéficiant de la PMA)
  • Loi n° 2014-288 du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l’emploi et à la démocratie sociale, article 5 (entretien professionnel)
  • Loi n° 2015-1776 du 28 décembre 2015 relative à l'adaptation de la société au vieillissement (article 23)
  • Loi n° 2016-832 du 24 juin 2016 visant à lutter contre la discrimination à raison de la précarité sociale
  • Loi n° 2016-1547 du 18 novembre 2016 de modernisation de la justice du XXIe siècle (liste des motifs discriminatoires
  • Loi n° 2019-1461 du 27 décembre 2019 relative à l'engagement dans la vie locale et à la proximité de l'action publique (discrimination liée à l’exercice d’un mandat électif local)
  • Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 30 mars 2005, n° 03-40901 (éléments caractérisant une promesse d’embauche)
  • Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 18 décembre 2013, n° 12-19577 (rupture promesse d’embauche)
  • Arrêt du Conseil d’Etat du 9 juillet 2014, n° 345253 (CV anonyme)
  • Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 25 novembre 2015, n° 14-21521 (manœuvres dolosives et fausses informations dans le CV)
  • Arrêt de la Cour de cassation, chambre sociale, du 6 juillet 2016, n° 15-11.138 (mentions obligatoires du CDD et promesse d’embauche)
  • Loi n° 2017-256 du 28 février 2017 de programmation relative à l'égalité réelle outre-mer et portant autres dispositions en matière sociale et économique (article 70)
  • Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 9 juin 2017, n° 16-14019 (condition suspensive d’embauche)
  • Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 9 juin 2017, n° 16-15244 (salariée ne disposant pas des diplômes requis)
  • Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 21 septembre 2017, n° 16-20104 (distinction offre d’embauche/promesse d’embauche)
  • Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 27 septembre 2017, n° 16-12852 (licenciement du salarié qui a dissimulé l’existence d’une clause de non-concurrence)
  • Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 28 juin 2018, n° 17-14411 (embauche différée d’un salarié lié par une clause de non-concurrence)
  • Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 26 février 2020, n° 18-17885 (communication des éléments justificatifs du choix du candidat)
  • www.cnil.fr