Mettre en place une mutuelle dans l’entreprise

Vous allez procéder à vos premières embauches et, parmi la multitude de questions qui se posent, vous vous demandez s’il faut mettre en place une mutuelle d’entreprise. Vous avez raison de vous poser cette question d’autant que la mise en place d’une couverture santé dans l’entreprise est obligatoire, pour toutes les entreprises, depuis le 1er janvier 2016. Comment faire ?


Mettre en place une mutuelle d’entreprise : une obligation ?

Un avantage pour vos salariés. La mutuelle d’entreprise aura pour objectif de faire bénéficier vos salariés d’une couverture de leurs frais de santé, à des conditions moins onéreuses qu’une mutuelle individuelle. Dans quels cas êtes-vous dans l’obligation de mettre en place ce dispositif ?

Obligatoire ou facultatif ? Depuis le 1er janvier 2016, vous avez l’obligation de mettre en place une couverture complémentaire obligatoire des remboursements des frais de santé (maladie, maternité, accident). Cette mutuelle doit profiter à tous les salariés : à ce sujet, il faut préciser qu’aucun salarié ne peut être exclu de cette couverture santé au titre d’une clause d’ancienneté d’un contrat. Cette obligation avait été toutefois reportée au 1er juillet 2016 pour les entreprises des départements du Haut-Rhin, du Bas-Rhin et de la Moselle.

          Le saviez-vous ?

Les entreprises qui avaient mis en place une mutuelle pour leurs seuls salariés cadres devaient étendre le bénéfice de cette mutuelle à l’ensemble des salariés non cadres, au plus tard le 30 juin 2014.

Comment ? Si votre convention collective n’impose pas un régime complémentaire de prise en charge des frais de santé, 3 modalités différentes s’offrent à vous pour mettre en place un tel dispositif :

  • soit vous négociez avec les représentants des salariés un accord d’entreprise ;
  • soit vous recourez au référendum : dans ce cadre, vous convoquez vos salariés afin de prendre une décision sur l’adhésion à une mutuelle d’entreprise (décision prise à la majorité) ;
  • soit vous décidez unilatéralement de mettre en place une mutuelle d’entreprise : on parle de décision unilatérale de l’employeur (DUE).

Attention. Vérifiez systématiquement si des accords de branche ont été conclus dans ce domaine, prévoyant les conditions et modalités de mise en place de la mutuelle. Quel que soit le mode de mise en place, il conviendra d’informer vos institutions représentatives du personnel (délégués du personnel, comité d’entreprise).

En pratique. La mise en place d’une mutuelle d’entreprise résultera souvent d’une décision unilatérale de l’employeur (DUE). Dans ce cadre, vous devez impérativement informer vos salariés de votre décision unilatérale de mettre en place une mutuelle d’entreprise, en leur remettant un document les informant de la nature de la couverture, des bénéficiaires, des garanties, des cotisations et de l’éventuelle ventilation entre employeur et salarié, de la date d’effet, de la durée, etc.

Attention. Vous devez être en mesure d’apporter la preuve que vous avez informé vos salariés de la mise en place d’une mutuelle d’entreprise (c’est aussi une des conditions requises pour bénéficier d’une exonération de cotisations sociales). Pour cela, vous disposez de plusieurs techniques :

  • soit vous faites signer une feuille d’émargement lorsque vous remettez le document constatant la DUE, aux termes de laquelle le salarié reconnait avoir pris connaissance de votre décision unilatérale ;
  • soit vous remettez le document contre une lettre de décharge, daté et signée par le salarié ;
  • soit vous envoyez à chaque salarié le document en recourant à l’envoi recommandé avec accusé réception.

Conseil. Informez les représentants du personnel de la mise en place d'une mutuelle d'entreprise. Pensez aussi à remettre au salarié, en même temps, la notice d’information relative au contrat mis en place avec l’assureur, et détaillant l’ensemble des conditions et modalités de remboursement des frais de santé. Notez, en outre, que vous ne pouvez pas imposer un régime de prise en charge des frais de santé moins favorable qu'un éventuel accord de branche ou que ce qui est prévu dans le cadre de votre convention collective.


Mettre en place une mutuelle d’entreprise : des cas de dispense

Une affiliation par principe. Dans le cadre de l’instauration d’une mutuelle d’entreprise par DUE, sachez que les salariés déjà embauchés au moment de la mise en place du contrat seront libres d’adhérer ou non au contrat. Par contre, l’affiliation sera normalement obligatoire pour les salariés qui seront engagés après la mise en place de ce contrat, sauf cas de dispenses possibles…

Des cas de dispense. Des cas de dispense à l’initiative du salarié peuvent être prévues, quel que soit l’acte qui met en place les garanties, notamment au profit :

  • des salariés couverts par une assurance individuelle de frais de santé au moment de la mise en place des garanties (ou de l'embauche si elle est postérieure), cette dispense ne pouvant alors jouer que jusqu'à échéance du contrat individuel ;
  • des salariés et apprentis en CDD ou en intérim embauché pour une durée inférieure à 12 mois ou, à condition de justifier d’une couverture individuelle souscrite par ailleurs, pour une durée supérieure à 12 mois ;
  • des salariés en CDD ou en intérim si la durée de la couverture collective à adhésion obligatoire est inférieure à 3 mois (sous réserve de justifier d’une couverture santé dans le cadre d’un contrat respectant les conditions des contrats responsables) ;
  • des salariés à temps partiel et apprentis dont l’adhésion les conduirait à payer une cotisation au moins égale à 10 % de leur rémunération brute ;
  • des salariés qui bénéficient par ailleurs, y compris en tant qu'ayants droit, d'une couverture via un régime collectif obligatoire, à condition de le justifier chaque année ;
  • d’un salarié bénéficiant de la couverture maladie universelle complémentaire ou de l’aide à l’acquisition d’une complémentaire santé, et ce, pendant la période de prise en charge ;
  • des ayants droits du salarié pour lesquels ce dernier peut refuser leur affiliation s’ils bénéficient par ailleurs d’une couverture obligatoire et à condition de le justifier chaque année.

A noter. Il est possible de prévoir un versement d’une somme représentative du financement de cette mutuelle pour les salariés en contrat court ou en petit temps partiel (dispositif du versement santé), sous réserve que le salarié justifie être couvert par un contrat d’assurance maladie complémentaire (respectant les exigences des contrats d’assurance dits « responsables »). Sont concernés les salariés en CDD ou en intérim dont la durée du contrat de travail ou de mission est inférieure ou égale à 3 mois ou ceux dont la durée effective de travail est inférieure ou égale à 15 heures par semaine.

          Le saviez-vous ?

Dans tous les cas, vous devez être en mesure de produire la demande de dispense émanant du salarié, cette demande mentionnant expressément que l’employeur a informé le salarié des conséquences de son choix.


Mettre en place une mutuelle d’entreprise : les points de vigilance

Le contenu du contrat. Il est impératif que vous puissiez établir et définir avec précision les caractéristiques de la mutuelle d’entreprise, qui doivent être impérativement communiquées aux bénéficiaires.

Quelles caractéristiques ? Faites le point sur :

  • les bénéficiaires de la mutuelle, c’est-à-dire non seulement les salariés, mais aussi les ayants droit dont les conditions de prise en charge devront être définies ;
  • les modalités de prise en charge des frais de soins : niveau des garanties, type de garanties, conditions d’ouverture des droits, etc. ;
  • les conditions tarifaires : montant des cotisations, modalités de répartition entre l’employeur et le salarié, etc. ;
  • les modalités de dénonciation et/ou de résiliation, etc.

Un socle minimal de garanties. La mutuelle mise en place dans l’entreprise doit prévoir un niveau minimal de garanties qui comprend :

  • l'intégralité du ticket modérateur ;
  • le forfait journalier hospitalier sans limitation de durée ;
  • les dépenses de frais dentaires à hauteur d’au moins 125 % des tarifs de base de la sécurité sociale ;
  • les dépenses de frais d'optique, de manière forfaitaire par période de 2 ans, à hauteur de 100 € minimum pour les corrections simples, 150 € minimum pour une correction mixte simple et complexe et 200 € minimum pour les corrections complexes (la prise en charge dans la limite de ce forfait demeure toutefois annuelle pour les mineurs ou en cas d'évolution de la vue).

          Le saviez-vous ?

L’employeur doit assurer au moins 50 % du financement de la couverture santé collective obligatoire (et non pas de la seule partie correspondant au socle minimal de garanties).

Le cas particulier de l’Alsace-Moselle. Dans les départements du Haut-Rhin, du Bas-Rhin et de la Moselle, il existe un régime particulier : les salariés financent intégralement leur couverture complémentaire assurant le remboursement des frais de santé, conformément au droit local. Néanmoins, toutes les entreprises sont tenues de mettre en place une mutuelle assurant un niveau de garanties minimal. Les entreprises qui emploient des salariés relevant du régime social d’Alsace-Moselle (celles dont le siège social est situé dans cette région) doivent donc mettre en place une couverture complétant les prestations financées à 100 % par ses salariés, à hauteur des garanties minimales imposées. Cette couverture complémentaire est alors financée pour moitié par l’employeur, pour moitié par le salarié.

Le choix de l’assureur. Pour la mise en place d’une mutuelle d’entreprise, vous ne pouvez faire appel qu’à un organisme habilité à mettre en œuvre des opérations de prévoyance complémentaire, à savoir les sociétés d'assurance, les mutuelles, les instituts de prévoyance. Soyez vigilant sur le choix de l’organisme partenaire, notamment s’agissant de sa solidité financière, des conditions tarifaires qu’il propose, du niveau des garanties mises en place, etc.

Changement d’assureur. Si votre choix de l’assureur est libre, vous pouvez aussi en changer. Pensez dans ce cas à en informer vos salariés en leur remettant la notice d’information relative au nouveau contrat mis en place avec l’assureur détaillant l’ensemble des conditions et modalités de remboursement des frais de santé !

          Le saviez-vous ?

Il peut arriver qu’une convention collective contienne une « clause de désignation », aux termes de laquelle l’entreprise était tenue d’adhérer à l’organisme assureur désigné. Ces clauses de désignation sont désormais interdites, depuis le 16 juin 2013 : vous êtes libre du choix de l’organisme assureur. Toutefois, cette interdiction ne vaut pas pour les contrats en cours : si vous avez conclu, avant le 16 juin 2013, un contrat avec un organisme désigné par un accord professionnel ou interprofessionnel, il sera applicable jusqu’à son terme (5 ans au maximum, décompté à partir de l’entrée en vigueur du contrat).

Il faut noter que les accords professionnels conclus à compter du 1er janvier 2014 pourront insérer des clauses recommandant un ou plusieurs organismes assureurs, mais l’entreprise restera libre de choisir un autre assureur que celui recommandé, sans encourir de pénalités.

Conseil. Il peut être utile de coupler la mise en place de la mutuelle d’entreprise avec la prévoyance complémentaire. Cette prévoyance complémentaire est, dans de nombreuses branches, devenue obligatoire (elle est, en tout état de cause obligatoire pour les salariés cadres et sera étendue à tous les salariés au plus tard au 1er janvier 2016). Il peut donc être avantageux d’instaurer la mutuelle d’entreprise en même temps que la mise en place de la prévoyance complémentaire qui couvre, rappelons-le, les risques incapacité de travail, invalidité et décès.

Le point sur la « portabilité ». Un salarié quitte l’entreprise à la suite de la rupture de son contrat de travail, rupture qui ouvre droit au bénéfice de l’assurance chômage (sont visés le licenciement, le terme du CDD, la rupture conventionnelle, la démission qualifiée de « légitime », comme la démission du salarié pour suivi de conjoint par exemple) : dans cette hypothèse, il doit pouvoir continuer à bénéficier des garanties de couverture complémentaires relatives aux frais de soins et à la prévoyance (décès, invalidité, incapacité) mises en place dans l’entreprise. Cette « portabilité » doit durer, en principe pendant une durée égale à la durée du dernier contrat de travail ou des derniers CDD successifs dans la limite de 12 mois et tant que votre ex-salarié est pris en charge par l’assurance chômage.

          Le saviez-vous ?

Le salarié doit pouvoir bénéficier du maintien de ces couvertures santé et prévoyance gratuitement.


Mettre en place une mutuelle d’entreprise : un coût fiscal et social ?

Une exonération de cotisations sociales. Pour encourager les entreprises à mettre en place des régimes de prévoyance complémentaires, il est prévu que la part patronale de ces prestations soit exclue de l'assiette des cotisations de sécurité sociale. Mais cette exonération suppose le respect de plusieurs conditions strictes.

Sous conditions. L’exonération de charges sociales suppose que :

  • les prestations soient versées par un institut de prévoyance, une mutuelle ou une société d’assurance ;
  • la couverture soit mise en place par convention collective ou accord collectif, par référendum à la majorité des salariés autorisant le projet d’accord proposé par l’employeur, ou par décision unilatérale de l’employeur (DUE) dûment communiquée aux salariés ;
  • la couverture présente un caractère collectif et bénéficie de façon générale et impersonnelle à l’ensemble des salariés ;
  • la couverture présente un caractère obligatoire ;
  • la contribution patronale ne se substitue pas à d’autres éléments de rémunération supprimés dans l’entreprise depuis moins de 12 mois ;
  • les opérations d'assurance concernées ne couvrent pas la participation forfaitaire et la franchise laissée à la charge de l’assuré ;
  • la mutuelle, l'institution de prévoyance ou l'entreprise d'assurances communique avant souscription puis annuellement aux assurés le montant et la composition des frais de gestion et d'acquisition de l'organisme affectés aux garanties destinées au remboursement et à l'indemnisation des frais occasionnés par une maladie, une maternité ou un accident ; à cette occasion, l’organisme mentionne le ratio (en pourcentage) entre le montant des prestations versées et le montant des cotisations HT, ainsi que le ratio (toujours en pourcentage) entre le montant total des frais de gestion et le montant des cotisations HT ;
  • les opérations d’assurance doivent respecter le cahier des charges des contrats de santé responsables.

Attention. Pour bénéficier des exonérations fiscales et sociales, votre contrat doit respecter le cahier des charges des contrats de santé dits « responsables », prévoyant un socle minimal de garanties et des plafonds de garanties applicables à certains soins (intégrant notamment le dispositif « 100 % santé » pour les fras d'optique, d'audition et dentaires). Assurez-vous que votre contrat respecte ces conditions.

     => Consultez le contenu du cahier des charges des contrats responsables

Remise en cause de l’exonération de cotisations sociales. L’adhésion à la mutuelle non obligatoire du conjoint ne justifie pas une dispense d’affiliation à la mutuelle obligatoire de l’entreprise. Cette dernière ne pourrait alors donc pas exclure ses contributions patronales au financement de la mutuelle du calcul de ses cotisations sociales. Dans pareil cas, la mutuelle serait, en effet, réputée ne pas avoir un caractère collectif et obligatoire.

A noter. L’exonération de cotisations sociales liée à la prévoyance complémentaire (incluant les garanties contre les risques maladie, maternité, invalidité, décès, incapacité, accident) est appliquée dans certaines limites. Ainsi, l’exonération est limitée, par salarié et par an, à un montant égal à la somme de 6 % du plafond de la Sécurité sociale (soit [CONST]0.06*-:-PLAFONDSSECUSOCANNUEL-:-[!CONST] € pour l’année [CONST]-:-PLAFONDSSECUSOCANNUEL-:-YEAR-:-[!CONST]) et de 1,5 % de la rémunération du salarié, sans que ce total puisse excéder 12% du plafond de la sécurité sociale (soit [CONST]0.12*-:-PLAFONDSSECUSOCANNUEL-:-[!CONST] € pour l’année [CONST]-:-PLAFONDSSECUSOCANNUEL-:-YEAR-:-[!CONST]). Attention, la participation de l’entreprise reste soumise à la CSG et la CRDS et au forfait social de 8% (pour les entreprises employant au moins 11 salariés ; les entreprises qui franchissent le seuil de 11 salariés en 2016, 2017 ou 2018 restent exonérées du forfait social pendant 3 ans).

Pour les salariés. La part de la cotisation qui incombe financièrement au salarié sera exonérée d’impôt sur le revenu. La part patronale des cotisations au régime de prévoyance obligatoire et collectif, destiné à couvrir les frais de santé, constitue, quant à elle, un avantage consenti au salarié, imposable à l’impôt sur le revenu.

A retenir

La mise en place de la mutuelle, obligatoire au plus tard le 1er janvier 2016, suppose une décision de votre part (décision unilatérale de l’employeur), décision que vous devez communiquer par écrit à vos salariés. Apportez la preuve de l’effectivité de cette communication (au moyen d’une feuille d‘émargement, d’une remise contre décharge des salariés, etc.). N’oubliez pas qu’il s’agit, en outre, d’une des conditions pour bénéficier de l’exonération de charges sociales afférentes à la part patronale de prise en charge de la mutuelle.

J'ai entendu dire

Si j’embauche un salarié, il sera obligatoirement affilié à notre mutuelle d’entreprise. Que se passe-t-il s’il dispose d’une mutuelle individuelle ?

Dans ce cas, sur justificatif prouvant son adhésion à la mutuelle d’entreprise obligatoire, il pourra obtenir la résiliation de sa mutuelle individuelle.

Vous évoquez dans votre article le cas de la démission légitime : pouvez-vous être plus précis et notamment indiquez les hypothèses habituellement reconnues de « démission légitime » ?

Comme nous le relevons dans notre fiche, l’un des cas habituellement reconnu de « démission légitime » est celui de la démission pour suivi de conjoint : le salarié rompt son contrat pour suivre son conjoint, lorsque celui-ci déménage pour exercer un nouvel emploi (salarié ou non). Mais ce n’est pas le seul. Voici d’autres hypothèses qui pourront légitimer une démission, ouvrant droit à l’indemnisation au titre du chômage :

     -   démission pour changement de résidence à la suite du mariage ou du Pacs du salarié, à condition que la démission intervienne moins de 2 mois après la date du mariage ou du Pacs (peu importe que le mariage ou le Pacs soit conclu avant ou après la démission);
     -   démission pour non-paiement des salaires : la démission est considérée comme légitime si elle est la conséquence du non-paiement par l'employeur des salaires correspondant à des périodes de travail effectuées (le salarié doit justifier d'une ordonnance de référé lui allouant une provision de sommes correspondant aux arriérés de salaires) ;
     -   démission pour reprendre un emploi en CDI : la démission est légitime si le salarié justifie de 3 années d'affiliation continue à l'assurance chômage et démissionne pour reprendre un CDI auquel l'employeur met fin avant l'expiration d'un délai de 91 jours.

Sources

  • Loi n° 2013-504 du 14 juin 2013 relative à la sécurisation de l'emploi (article 1er)
  • Loi de Financement de la Sécurité Sociale pour 2017 n° 2016-1827 du 23 décembre 2016, article 33 (versement santé)
  • Articles L 911-1 et suivants du Code de la Sécurité Sociale (modalités de mise en place)
  • Articles L 242-1 et L 871-1 du Code de la Sécurité Sociale (conditions d'exonération de charges sociales des contributions patronales)
  • Articles L 141-4, alinéa 2 du Code des assurances, L 932-6, alinéa 2 du Code de la sécurité sociale et L 221-6, alinéa 2, du Code de la mutualité (remise d’une notice d’information)
  • Article 83-1 quater du Code Général des Impôts (exonération de la cotisation salariale de l'impôt sur le revenu)
  • Article 83-1 quater du Code Général des Impôts (imposition de la part patronale des complémentaires « santé »)
  • Loi de Financement de la Sécurité Sociale pour 2016 n° 2015-1702 du 21 décembre 2015 (article 15 et 34)
  • Loi n° 2016-41 du 26 janvier 2016 de modernisation de notre système de santé, article 197
  • Décret n° 2014-1025 du 8 septembre 2014 relatif aux garanties d’assurance complémentaire santé des salariés mises en place en application de l’article L 911-7 du Code de la Sécurité Sociale
  • Décret n° 2014-1374 du 18 novembre 2014 relatif au contenu des contrats d'assurance maladie complémentaire bénéficiant d'aides fiscales et sociales
  • Décret n° 2015-1883 du 30 décembre 2015 pris pour l’application de l’article 34 de la Loi n° 2015-1702 du 21 décembre 2015 de Financement de la Sécurité Sociale pour 2016
  • Décret n° 2016-609 du 13 mai 2016 relatif à la couverture complémentaire santé des salariés relevant des régimes locaux d'assurance maladie complémentaire des départements du Haut-Rhin, du Bas-Rhin et de la Moselle
  • Décret n° 2019-21 du 11 janvier 2019 visant à garantir un accès sans reste à charge à certains équipements d'optique, aides auditives et soins prothétiques dentaires
  • Décret n° 2019-65 du 31 janvier 2019 adaptant les garanties d'assurance complémentaire santé des salariés mises en place en application de l'article L. 911-7 du code de la sécurité sociale aux dispositions assurant un accès sans reste à charge à certains frais de santé
  • Arrêté du 6 mai 2020 précisant les modalités de communication par les organismes de protection sociale complémentaire des informations relatives aux frais de gestion au titre des garanties destinées au remboursement et à l'indemnisation des frais occasionnés par une maladie, une maternité ou un accident
  • Lettre circulaire ACOSS du 12 août 2015, n° 2015-45 – Contributions des employeurs destinées au financement des prestations complémentaires de retraite et de prévoyance
  • Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 4 novembre 2016, n° 15-22411 (application du régime local d’assurance complémentaire d’Alsace-Moselle aux salariés des entreprises dont le siège social est situé en Alsace-Moselle)
  • Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 4 novembre 2016, n° 15-24148 (notice d’information et changement de mutuelle)
  • Arrêt de la Cour de Cassation, 2ème chambre civile du 9 mai 2019, n° 18-15872 (adhésion à la mutuelle du conjoint ne justifiant pas une dispense d’affiliation)
  • Arrêt de la Cour de Cassation, 2ème chambre civile, du 7 novembre 2019, n° 18-21962 (caractère obligatoire)