Gérer les formalités administratives liées à l'embauche d'un salarié

A l'occasion de l'embauche d'un salarié, l'employeur est astreint à un certain nombre de formalités, certaines devant être réalisées préalablement à l'embauche, d'autres postérieurement à l'embauche. Faisons le point sur ces formalités.


Formalités à l'embauche : avant l'embauche

Une déclaration préalable à l'embauche. Depuis le 1er août 2011, tous les employeurs sont tenus, préalablement à l'embauche (et au plus tôt dans les 8 jours qui précèdent la date prévisible de l'embauche), de procéder à la déclaration préalable à l'embauche (DPAE) auprès d'un interlocuteur unique, en l'occurrence les services de l'Urssaf ou de la caisse de mutualité sociale agricole, selon les cas.

Comment faire ? Cette déclaration préalable est effectuée par voie électronique, mais vous pouvez utiliser le formulaire papier (à envoyer à l'organisme compétent sous pli recommandé avec accusé réception au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l'embauche). L'organisme destinataire vous retournera un document accusant réception de votre déclaration et mentionnant les informations enregistrées, cet accusé réception devant être conservé précieusement.

Via Internet. Pour faciliter les démarches, vous pouvez utiliser le site www.net-entreprises.fr ou le site de l’Urssaf en ligne.

          Le saviez-vous ?

La déclaration préalable à l’embauche devra obligatoirement être effectuée par voie électronique, dès lors que le nombre de déclarations préalables à l'embauche effectuées au cours de l'année civile précédente est au moins égal à 50.

Attention, le non-respect de cette obligation entraîne l'application d'une pénalité fixée à 0,5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale (soit [CONST]0.005*-:-PLAFONDSSECUSOCMENSUEL-:-[!CONST] € pour l’année [CONST]-:-PLAFONDSSECUSOCMENSUEL-:-YEAR-:-[!CONST]) par salarié.

Une déclaration unique.Via cette déclaration préalable à l'embauche, qui concerne l'ensemble des employeurs de salariés relevant du régime général, ainsi que ceux relevant du régime des salariés agricoles, vous accomplissez les déclarations et demandes suivantes:

  • l'immatriculation de l'employeur au régime général de la sécurité sociale, s'il s'agit d'un salarié non agricole,
  • l'immatriculation du salarié à la caisse primaire d'assurance maladie ou, s'il s'agit d'un salarié agricole, à la caisse de mutualité sociale agricole,
  • l'affiliation de l'employeur au régime d'assurance chômage,
  • la demande d'adhésion à un service de santé au travail, s'il s'agit d'un salarié non agricole,
  • la demande d'examen médical d'embauche,
  • la déclaration destinée à l'affiliation des salariés agricoles aux institutions de retraite et de prévoyance complémentaires.

Quel contenu ? Vous devrez mentionner sur la nouvelle déclaration préalable à l'embauche les informations suivantes :

  • identification complète de l'employeur (dénomination sociale, nom et prénoms, adresse, code APE, numéro d'identification du répertoire des entreprises, service de santé au travail dont l'employeur dépend s'il relève du régime général de sécurité sociale),
  • identification complète du salarié (nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale),
  • date et heure d'embauche,
  • nature et durée du contrat, durée de la période d'essai (pour les contrats à durée indéterminée et pour les contrats à durée déterminée dont le terme ou la durée minimale excède 6 mois),
  • en cas d'embauche d'un salarié agricole, les données nécessaires au calcul par les caisses de mutualité sociale agricole des cotisations dues pour l'emploi des salariés agricoles, à l'affiliation de ces mêmes salariés aux institutions de retraite et de prévoyance complémentaires et à l'organisation de l'examen médical d'embauche.

Attention. Vous devez remettre au salarié, lors de l'embauche, une copie de la déclaration préalable à l'embauche ou une copie de l'accusé réception (sous peine d’une sanction pénale, à savoir une amende de 4ème classe qui peut s’élever à 3 750 €).

Le saviez-vous ?

La DPAE crée l’apparence d’un contrat de travail. Aussi, à partir du moment où une entreprise procède à la DPAE, l’existence d’un contrat de travail est présumée.

Autres formalités. Dans certaines hypothèses, vous devez accomplir des formalités particulières, et notamment dans les hypothèses suivantes :

  • si vous embauchez des jeunes de moins de 16 ans, notamment dans le cadre des jobs d'été pendant les vacances scolaires, vous devez formuler une demande écrite auprès de l'Inspection du Travail au moins 15 jours avant la date prévue d'embauche, l'absence de réponse dans les 8 jours valant autorisation d'embauche ;
  • si vous embauchez un travailleur étranger, vous devez vérifier qu'il possède un titre l'autorisant à travailler en France et en conserver une copie (si le travailleur étranger ne réside pas en France et que vous souhaitez le faire venir en France pour l'embaucher, des formalités particulières sont prévues auprès de Pôle emploi et de la direction départementale du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle - DDTEFP) ;
  • des formalités particulières sont également prévues dans le cadre des contrats d'apprentissage, d'insertion et de professionnalisation.

          Le saviez-vous ?

Depuis le 1er janvier 2019, toutes les entreprises peuvent, sans condition d’effectif, utiliser le titre-emploi service entreprise (TESE).

Ce dispositif permet d'alléger les formalités liées à l'embauche et d'obtenir un calcul des rémunérations dues aux salariés et des cotisations sociales par le Centre National titre emploi-entreprise (www.letese.urssaf.fr). En pratique, le recours au TESE vous permet de vous acquitter des formalités telles que la déclaration préalable à l'embauche, les bulletins de salaires, les déclarations des cotisations sociales, le certificat de travail, etc.


Formalités à l'embauche : après l'embauche

Visite médicale. Depuis le 1er janvier 2017, vous devez organiser une visite d’information et de prévention (qui remplace la visite médicale d’embauche) pour chaque nouveau collaborateur, au plus tard dans les 3 mois qui suivent la prise effective de poste. Une visite médicale devra intervenir avant l'embauche, dans l'hypothèse où le salarié est soumis à une surveillance médicale spéciale.

Attention. Vous devez vous assurer que le salarié a effectivement suivi, dans les délais, l’examen médical obligatoire. Sachez qu’un employeur, pensant que l’envoi de la DPAE suffisait, en tant qu’elle entraîne automatiquement un avis transmis par l’Urssaf à la médecine du travail, a été condamné à verser des dommages-intérêts à un salarié qui n’a, en définitive, pas passé l’examen médical obligatoire au moment de son embauche. Il est donc impératif que vous vous assuriez que cet examen a effectivement eu lieu, quand bien même votre service de santé au travail serait surchargé.

Registre du personnel. Vous devrez, en qualité d'employeur, tenir à jour le registre du personnel, registre sur lequel doivent être mentionnés, dans l'ordre d'embauche, les noms et prénoms de tous les salariés de l'entreprise.

          Le saviez-vous ?

L’affiliation d’un salarié à une caisse de retraite complémentaire ne nécessite pas de formalité spécifique ; elle passe par la DSN. Notez qu’il s’agit d’une obligation qui pèse sur l’employeur. Elle ne peut jamais être mise à la charge du salarié, quelles que soient les fonctions qu’il occupe.

A retenir

Au plus tôt dans les 8 jours qui précèdent la date prévisible de l'embauche, vous devez impérativement procéder à la déclaration préalable à l’embauche. Vous pouvez le faire directement sur Internet (sur le sitewww.net-entreprises.fr ou le site de l’Urssaf en ligne ).

J'ai entendu dire

J'ai entendu dire que le fait de ne pas procéder à la déclaration préalable à l'embauche était lourdement sanctionné. Qu'en est-il

Toute personne qui se soustrait volontairement à l'accomplissement de la formalité liée à la déclaration préalable d'embauche encourt une amende de 45 000 € et une peine d'emprisonnement de 3 ans, cet agissement volontaire étant assimilé à du travail dissimulé (en outre, une indemnisation forfaitaire de 6 mois de salaire est due au salarié victime du travail dissimulé).

Sources

  • Articles L 1221-10 et suivants et R 1221-1 et suivants du Code du Travail
  • Article L 4153-3 du Code du Travail
  • Articles L 8221-5 et L 8223-1 du Code du Travail
  • Article R 4624-10 du Code du Travail
  • Loi n°2018-1203 du 22 décembre 2018 de financement de la sécurité sociale pour 2019, article 18 (suppression du plafond d’effectif relatif au TESE)
  • Décret n° 2014-628 du 17 juin 2014 relatif à la dématérialisation de la déclaration et du paiement des cotisations sociales pour les employeurs privés et les travailleurs indépendants ainsi qu'à la dématérialisation de la déclaration préalable à l'embauche pour les employeurs privés
  • Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 18 décembre 2013, n° 12-15454 (la DPAE n’exonère pas l’employeur de s’assurer que la visite médicale d’embauche a eu lieu)
  • Arrêt de la Cour de cassation, chambre criminelle, du 12 janvier 2016, n° 14-87695 (s’assurer de l’effectivité de la visite médicale même en cas de surcharge du service de santé au travail)
  • Arrêt de la Cour de cassation, chambre sociale, du 9 juin 2017, n° 16-14358 (la DPAE crée l’apparence d’un contrat de travail)
  • Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 16 mai 2018, n° 16-27318 (affiliation à un régime de retraite complémentaire et responsabilité de l’employeur)