Embaucher un apprenti : mode d'emploi

Vous êtes sollicité par une école pour embaucher un apprenti. Parce que la démarche vous intéresse et vous permettra aussi d’étoffer vos équipes, vous vous posez la question d’y répondre favorablement. Mais le recours à l’apprentissage n’est, toutefois, pas sans susciter chez vous quelques interrogations…


L’apprentissage : comment ça marche ?

Faciliter l’obtention d’une qualification professionnelle. L’objectif de l’apprentissage est clair : comme son nom l’indique, il s’agit de permettre à un jeune d’obtenir une qualification professionnelle en associant enseignement théorique et formation pratique.

Le jeune alterne temps de travail en entreprise et temps de formation en CFA. Concrètement, l’apprenti va alterner entre une présence en entreprise où il exercera une activité professionnelle en relation directe avec le diplôme préparé et une présence en Centre de Formation des Apprentis (CFA) ou en section d’apprentissage où il suivra un enseignement théorique.

Des obligations réciproques. De cette relation particulière va découler des obligations à votre charge et à la charge de l’apprenti : vous devez vous engager, outre au versement d'un salaire, à assurer à l'apprenti une formation professionnelle complète, dispensée pour partie en entreprise et pour partie en centre de formation d'apprentis ou section d'apprentissage. De son côté, l’apprenti s’engage en retour, en vue de sa formation, à travailler pour vous, pendant la durée du contrat, et à suivre cette formation.

           Le saviez-vous ?

Les apprentis se voient attribuer une « carte d’étudiant des métiers », délivrée par le CFA dans les 30 jours qui suivent leur inscription. Cette carte leur permet notamment d'accéder à des réductions tarifaires identiques à celles dont bénéficient les étudiants de l'enseignement supérieur.

Pour information : l’apprentissage est gratuit ! Par principe, l’apprentissage est gratuit pour l’apprenti ou son représentant légal.

Le saviez-vous ?

La condition d’âge exigée pour l’aide « jeunes apprentis » s’apprécie au jour de la signature du contrat : si l’apprenti fête son 18ème anniversaire après la signature du contrat, le versement de l’aide est maintenu.

Une mobilité possible ? Le contrat d'apprentissage peut être exécuté en partie à l'étranger pour une durée qui ne peut excéder 1 an (depuis la Loi de ratification des ordonnances Macron du 29 mars 2018). La durée d'exécution du contrat en France doit être au minimum de 6 mois. L'apprenti peut alors, le temps de sa mobilité, ne suivre que la formation théorique, ou que la formation en entreprise.

Couverture sociale de l’apprenti. Pendant la période de mobilité internationale, l'apprenti relève de la sécurité sociale de l'Etat d'accueil, sauf lorsqu'il ne bénéficie pas du statut de salarié ou assimilé dans cet Etat, auquel cas, sa couverture sociale est régie par le code de la sécurité sociale pour ce qui concerne les risques maladie, vieillesse, maternité, accidents du travail et maladies professionnelles et invalidité. Ces règles s’appliquent sous réserve des conventions internationales, à condition d'avoir adhéré à une assurance volontaire lorsque la mobilité est hors Union européenne.

Une convention de mise à disposition. Pour les mobilités de 4 semaines maximum, une convention de mise à disposition organisant la mise à disposition d'un apprenti peut être conclue entre l'apprenti, l'employeur en France, le CFA en France et le centre de formation à l'étranger ainsi que, le cas échéant, l'employeur à l'étranger.

     =>  Consultez le modèle de convention de mise en œuvre d’une mobilité n’excédant pas 4 semaines d’un apprenti conduisant à la mise à disposition de l’alternant auprès d’une entreprise, un organisme ou un centre de formation établis dans ou hors de l’Union européenne

     =>  Consultez le modèle de convention de mise en œuvre d’une mobilité d’un apprenti dans une entreprise, un organisme ou un centre de formation établis dans ou hors de l’Union européenne, conduisant à la mise en veille du contrat de travail de l’alternant

Frais de la mobilité. Dès que l’opérateur de compétences est sollicité sur la prise en charge des frais générés par la mobilité internationale, il doit se prononcer sur la prise en charge financière et informer le Ministère chargé de la formation professionnelle, par voie dématérialisée, des conventions qui lui sont transmises ainsi que des modifications qui leur sont apportées.


Pouvez-vous bénéficier d'une aide à l'embauche d'un apprenti ?

Une aide unique (à partir de 2019)... Depuis le 1er janvier 2019, les aides à l’apprentissage (prime à l’apprentissage des TPE et aide à l’apprentissage des PME, crédit d’impôt apprentissage, prime destinée à compenser les dépenses supplémentaires ou le manque à gagner pouvant résulter de la formation d’un apprenti handicapé) sont supprimées, de même que le crédit d’impôt compétitivité emploi. Il ne reste qu’une aide unique au bénéfice des PME (de moins de 250 salariés) réservée au seul cas où le diplôme préparé équivaut au plus au niveau Bac.

A noter. Depuis le 1er janvier 2020, le contrat d’apprentissage n’est plus enregistré par la chambre consulaire dont vous relevez. Il vous faudra alors transmettre le contrat auprès de votre opérateur de compétences, qui se chargera de son dépôt. Vous continuerez néanmoins de transmettre le contrat via le site : www.alternance.emploi.gouv.fr. Le bénéfice de l’aide unique est subordonné au dépôt du contrat d’apprentissage, par l’Opco, auprès du Ministre chargé de la formation professionnelle.

Aide unique : combien ? L’aide est versée mensuellement, par l’Agence de services et de paiement (ASP), à l’employeur avant le paiement de la rémunération due à l’apprenti. Son montant est fixé à :

  • 4 125 € maximum pour la 1ère année d’exécution du contrat d’apprentissage, soit un montant mensuel de 343,75 € ;
  • 2 000 € maximum pour la 2ème année d’exécution du contrat d’apprentissage, soit un montant mensuel de 166,67 € ;
  • 1 200 € maximum pour la 3ème année d’exécution du contrat d’apprentissage, soit un montant mensuel de 100 €.

Néanmoins. La prime d'apprentissage jusqu'alors versée par la région aux TPE reste due jusqu'au terme des contrats d'apprentissage conclus avant le 1er janvier 2019.

Exceptionnellement en 2020. Une aide financière de 5 000 (en cas d’embauche d’un mineur) ou de 8 000 € (en cas d’embauche d’un majeur) serait prévue, dans des conditions à définir par Décret, pour tout contrat d’apprentissage conclu entre le 1er juillet 2020 et le 28 février 2021, en vue de de la préparation d’un diplôme ou d’un titre à finalité professionnelle d’un niveau 7 au plus (correspondant à un niveau Bac + 5).

Pour qui ? Peuvent bénéficier de l’aide (exceptionnelle) à l’embauche d’un apprenti :

  • les entreprises de moins de 250 salariés (sans condition),
  • les entreprises d’au moins 250 salariés exonérées de la contribution supplémentaire à la taxe d’apprentissage qui respectent des conditions liées à la proportion d’apprentis et de salariés en contrat de professionnalisation dans leurs effectifs.

Le saviez-vous ?

L’effectif annuel salarié correspond à la moyenne du nombre de personnes employées au cours de chacun des mois de l'année civile précédente.

Conditions liées à la conclusion du contrat. Le contrat d’apprentissage doit être conclu entre le 1er juillet 2020 et le 28 février 2021. Le bénéfice de l'aide est subordonné au dépôt du contrat d'apprentissage par l'opérateur de compétences auprès du ministre chargé de la formation professionnelle. Concrètement, cela signifie que l’entreprise n’a pas à accomplir de formalités de demande d’aide.

Montant de l’aide. Le montant de l’aide est plafonné à :

  • 5 000 € par apprenti de moins de 18 ans ;
  • 8 000 € par apprenti d’au moins 18 ans (ce montant s’applique à compter du 1er jour du mois suivant l’anniversaire des 18 ans de l’apprenti).

Concrètement. Pour la 1ère année de contrat, la rémunération d’un apprenti de moins de 20 ans sera intégralement couverte par cette aide.

Versement de l’aide. L'aide est versée avant le paiement de la rémunération par l'employeur et chaque mois dans l'attente de la DSN (faute de transmission de la DSN, le mois suivant, l'aide est suspendue).

A noter. En cas de rupture anticipée du contrat d'apprentissage, l'aide n'est pas due à compter du mois suivant la date de fin du contrat. Par ailleurs, en cas d'une suspension du contrat conduisant au non-versement de la rémunération par l'employeur à l'apprenti, l'aide n'est pas due pour chaque mois considéré.

Pour les entreprises d’au moins 250 salariés... Les entreprises d’au moins 250 salariés peuvent bénéficier de l’aide à condition que l’employeur s’engage à ce que 5 % de son effectif salarié total annuel, au 31 décembre 2021, soit composé de :

  • salariés en contrat d'apprentissage ou en contrat de professionnalisation (ou en CDI dans l’année suivant la date de fin du contrat de professionnalisation ou d'apprentissage) ;
  • volontaires accomplissant un volontariat international en entreprise (VIE), de salariés bénéficiant d'une convention industrielle de formation par la recherche.

… ou encore… Mais il sera également possible à une entreprise d’au moins 250 salariés de prétendre à l’aide dès lors que l’employeur s’engagera à remplir les conditions suivantes :

  • 3 % de son effectif salarié total annuel, au 31 décembre 2021, est composé de salariés en contrat d'apprentissage ou en contrat de professionnalisation (ou en CDI dans l’année suivant la date de fin du contrat de professionnalisation ou d'apprentissage) ;
  • justifier, au 31 décembre 2021, d'une progression d'au moins 10 % par rapport à l'année 2020 de l'effectif salarié annuel composé :
  • ○ de salariés en contrat d'apprentissage ou en contrat de professionnalisation (ou en CDI dans l’année suivant la date de fin du contrat de professionnalisation ou d'apprentissage),
  • ○ de volontaires accomplissant un volontariat international en entreprise (VIE), de salariés bénéficiant d'une convention industrielle de formation par la recherche ;
  • ou connaître une progression, au 31 décembre 2021, de l'effectif salarié annuel composé de salariés en contrat d'apprentissage ou en contrat de professionnalisation (ou en CDI dans l’année suivant la date de fin du contrat de professionnalisation ou d'apprentissage) et relève d'un accord de branche :
  • ○ prévoyant au titre de l'année 2021 une progression d'au moins 10 % du nombre de salariés en contrat d'apprentissage ou en contrat de professionnalisation (ou en CDI dans l’année suivant la date de fin du contrat de professionnalisation ou d'apprentissage) dans les entreprises d'au moins 250 salariés,
  • et justifiant, par rapport à l'année 2020, que la progression est atteinte au sein de la branche dans les proportions prévues par l'accord.

Variation d’effectif. Pour les entreprises d’au moins 250 salariés à la date de conclusion du contrat d'apprentissage, dont l’effectif est finalement inférieur à 250 salariés au 31 décembre 2021, les règles applicables aux entreprises d'au moins 250 salariés seront maintenues.

Entreprises de travail temporaire. Les entreprises de travail temporaire d’au moins 250 salariés, qui ne sont pas redevables de la contribution supplémentaire à l’apprentissage, peuvent prétendre au bénéfice de l’aide sous réserve de respecter les conditions de quota.

Le saviez-vous ?

Les sommes indument perçues doivent être restituées à l’Agence de services et de paiement.

Formalités pour les employeurs d’au moins 250 salariés. Pour bénéficier de l'aide, l'employeur d'au moins 250 salariés devra transmettre son engagement, attestant sur l'honneur qu'il va respecter les obligations imposées en matière d’effectif en contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, dans un délai de 8 mois à compter de la date de conclusion du contrat, à l'Agence de services et de paiement (ASP). A défaut de transmission dans ce délai, l'aide n'est pas due. Les modalités de cette transmission pourront être mises en œuvre par l'ASP par voie dématérialisée.

Et après ? Au plus tard le 31 mai 2022, l'entreprise d'au moins 250 salariés qui aura bénéficié de l'aide adressera à l'ASP une déclaration sur l'honneur attestant du respect de ses engagements. A défaut, l'ASP procède à la récupération des sommes versées au titre de l'aide.

Une bascule vers l’aide unique ? Au terme de la 1ère année d'exécution du contrat d'apprentissage, les entreprises de moins de 250 salariés qui bénéficient de l’aide à l’apprentissage pourront, le cas échéant, bénéficier de l'aide unique aux employeurs d'apprentis, pour la durée du contrat d'apprentissage restant à courir (sous réserve de remplir les conditions propres à l’aide unique).


Pouvez-vous embaucher un apprenti ?

Oui ! La réponse à la question de savoir qui peut recourir à l’apprentissage est relativement simple, puisque ce mode d’embauche est ouvert à toutes les entreprises. Mais le recours à l’apprentissage suppose évidemment d’en ressentir le besoin et surtout d’être prêt à accueillir un apprenti, ce qui suppose de respecter certaines formalités et conditions.

Qui peut être apprenti ? Il n’y a pas de restriction spécifique, si ce n’est une question d’âge : l’apprentissage est, en principe, réservé aux jeunes de 16 ans à 25 ans révolus (29 ans révolus, pour les contrats conclus à partir du 1er janvier 2019). Toutefois, vous pouvez prendre en apprentissage un jeune d’au moins 15 ans (ou de moins de 15 ans s’il atteint l’âge de 15 ans avant le terme de l’année civile) s’il justifie avoir été scolarisé jusqu’en classe de 3ème incluse (1er cycle de l’enseignement secondaire). Les jeunes de moins de 15 ans ne peuvent plus bénéficier d’une formation d’apprenti, le dispositif d’apprentissage junior ayant été définitivement supprimé depuis le 10 juillet 2013.

Pour information. Dans certaines hypothèses, il est possible d’embaucher en apprentissage une personne de plus de 25 ans révolus (ou 29 à partir du 1er janvier 2019). Ce sera le cas :

  • lorsque le contrat ou la période d'apprentissage proposés fait suite à un contrat ou à une période d'apprentissage précédemment exécutés et conduit à un niveau de diplôme supérieur à celui obtenu à l'issue du contrat ou de la période d'apprentissage précédents ;
  • lorsqu'il y a eu rupture de contrat pour des causes indépendantes de la volonté de l'apprenti ou suite à une inaptitude physique et temporaire de celui-ci ;
  • lorsque le contrat d'apprentissage est souscrit par une personne à laquelle la qualité de travailleur handicapé est reconnue ;
  • lorsque le contrat d'apprentissage est souscrit par une personne qui a un projet de création ou de reprise d'entreprise dont la réalisation est subordonnée à l'obtention du diplôme ou titre sanctionnant la formation poursuivie.

35 ans ? La limite d’âge est portée à 35 ans :

  • lorsque le contrat d'apprentissage suit un précédent contrat d'apprentissage et conduit à un niveau de diplôme supérieur ;
  • ou en cas de rupture de contrat pour des causes indépendantes de la volonté de l'apprenti ou suite à une inaptitude physique et temporaire de celui-ci.

Préparez-vous ! Parce que vous vous engagez à assurer à l'apprenti une formation professionnelle complète, vous devez prendre les mesures nécessaires à l'organisation de l'apprentissage et garantir que l'équipement de l'entreprise, les techniques utilisées, les conditions de travail, de santé et de sécurité, les compétences professionnelles et pédagogiques ainsi que la moralité des personnes qui seront responsables de la formation sont de nature à permettre une formation satisfaisante.

Le saviez-vous ?

Si vous embauchez un apprenti mineur, sachez que certaines tâches jugées dangereuses lui seront par principe interdites (les travaux portant atteinte à l’intégrité physique ou morale, exposant à des agents chimiques dangereux, à des agents biologiques, aux vibrations mécaniques, à des rayonnements, les travaux en milieu hyperbare, exposant à un risque d’origine électrique, comportant des risques d’effondrement et d’ensevelissement, etc.).

Vous devez choisir un maître d’apprentissage. Qui dit « apprentissage », dit « maître d’apprentissage », c’est-à-dire une personne qui sera directement responsable de la formation de l’apprenti (il sera son tuteur en entreprise) et qui sera en lien direct avec le CFA ou la section d’apprentissage. En pratique, il pourra s’agir aussi bien du chef d’entreprise, que de son conjoint collaborateur ou que d’un salarié qui sera apte à assumer ces fonctions. Il doit s’agir d’une personne volontaire, majeur et qui doit offrir toutes les garanties de moralité.

Un maître d’apprentissage « compétent ». Les compétences professionnelles exigées du maître d’apprentissage sont, quant à elles, déterminées par un accord de branche. A défaut d'un accord de branche, l’employeur peut choisir, en qualité de maître d’apprentissage :

  • une personne titulaire d'un diplôme ou d'un titre relevant du domaine professionnel correspondant à la finalité du diplôme ou du titre préparé par l'apprenti et d'un niveau au moins équivalent, et justifiant d'une année d'exercice d'une activité professionnelle en rapport avec la qualification préparée par l'apprenti ;
  • une personne justifiant de 2 années d'exercice d'une activité professionnelle en rapport avec la qualification préparée par l'apprenti.

A noter. Les stages et les périodes de formation effectués en milieu professionnel, dans le cadre d'une formation initiale, y compris sous contrat d'apprentissage, ou d'une formation continue qualifiante ne sont, toutefois, pas pris en compte dans le décompte de la durée d'expérience requise.

           Le saviez-vous ?

Un maître d’apprentissage peut, en principe, accueillir au maximum 2 apprentis (des dérogations peuvent être admises, à titre individuel ou par arrêté ministériel pour des dérogations par branche professionnelle).

A noter. Le tuteur pourra percevoir une prime de tutorat (vérifiez vos accords collectifs sur ce point), mais uniquement s’il exerce effectivement ses fonctions de tuteur, c’est-à-dire s’il suit effectivement un ou plusieurs apprentis.

Groupement d’employeurs. Lorsque l’apprenti est embauché par un groupement d’employeurs, c’est bien au niveau de l’entreprise accueillant l’apprenti que s’apprécie le nombre maximum d’apprentis par maître d’apprentissage (et non au niveau du groupement d’employeurs). Notez qu’à titre expérimental, pour une durée de 3 ans à compter du 1er janvier 2019, un groupement d’employeurs pourra dispenser la formation pratique de l’apprenti chez 3 des membres du groupement. Le suivi de l'apprentissage s'effectuera alors sous la tutelle d'une personne tierce, appartenant cependant au groupement d'employeurs.

Une « visite médicale » pour l’apprenti ? A titre expérimental, jusqu’au 31 décembre 2021, si le médecin du travail n’est pas disponible sous 2 mois, la visite d'information et de prévention (qui remplace, depuis le 1er janvier 2017, la visite médicale d’embauche) pourra être assurée par un professionnel de santé de la médecine de ville (peut-être par le médecin traitant de l’apprenti), si le service de santé au travail n’est pas disponible dans un délai de 2 mois.

     =>  Pour en savoir plus consulter notre fiche Visite médicale d’embauche

A retenir

Formule d’embauche diplômante pour l’apprenti, qui bénéficiera à la fois d’un enseignement théorique (en CGA) et d’une expérience pratique en entreprise), l’apprentissage présente des avantages non négligeables pour l’employeur, et notamment des exonérations de charges sociales.

J'ai entendu dire

Un maître d’apprentissage peut-il suivre plusieurs apprentis ?

En principe, le nombre maximal d'apprentis ou d'élèves de classes préparatoires à l'apprentissage pouvant être accueillis simultanément dans une entreprise ou un établissement est fixé à deux par maître d'apprentissage. Des dérogations sont toutefois possibles, soit à titre individuel, soit arrêté ministériel pour des dérogations par branche professionnelle. En outre, un maître d’apprentissage peut, en outre, accueillir un apprenti dont la formation est prolongée en cas d'échec à l'examen.

J’envisage d’embaucher en CDI un apprenti, à l’issue de son contrat d’apprentissage : faut-il que je tienne compte de la durée du contrat d’apprentissage pour le calcul de son ancienneté ?

Oui. Pour calculer l’ancienneté d’un apprenti embauché, dans une même entreprise, en CDI à l’issue de son contrat d’apprentissage, il faut tenir compte de la durée d’apprentissage. Notez que cette obligation vaut également en cas d’embauche en CDD ou en intérim. En outre, aucune période d’essai ne peut lui être imposée, sauf dispositions conventionnelles contraires.

Sources

  • Articles L 6211-1 et suivants du Code du Travail
  • Articles D 6211-1 et suivants du Code du Travail
  • Loi n° 2013-595 du 8 juillet 2013 d’orientation et de programmation pour la refondation de l’école de la République, article 56 (suppression de l’apprentissage pour les jeunes de moins de 15 ans)
  • Loi de Finances pour 2014 n° 2013-1278 du 29 décembre 2013 (article 140)
  • Loi n° 2014-288 du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l’emploi et à la démocratie sociale (article 14)
  • Loi n° 2015-994 du 17 août 2015 relative au dialogue social et à l'emploi, article 52 (aide régionale)
  • Arrêté du 30 décembre 2011 relatif à la carte d’étudiant des métiers/li>
  • Arrêté du 7 août 2015 portant création d’une demande de prise en charge de l’aide en faveur des très petites entreprises embauchant des jeunes apprentis
  • Arrêté du 7 août 2015 portant création d’une demande de prise en charge de l’aide en faveur des très petites entreprises embauchant des jeunes apprentis
  • Circulaire n° 2013-143 du 10 septembre 2013 – MEN-DGESCO A2-2 (Bulletin officiel – Education Nationale)
  • Instruction DGEFP/MPFQ/2016/75 du 29 février 2016 relative à l’aide en faveur des TPE
  • Communiqué de l’Agefiph, du 1er mars 2016
  • Loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels (articles 71, 76, 77 et 91)
  • Loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel, articles 11, 13, 16, 19 et 27
  • Ordonnance n° 2019-861 du 21 août 2019 visant à assurer la cohérence de diverses dispositions législatives avec la loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel, article 1
  • Loi n° 2020-935 du 30 juillet 2020 de finances rectificative pour 2020, articles 75 et 76
  • Décret n° 2014-1031 du 10 septembre 2014 modifiant diverses dispositions relatives à l’apprentissage en application de la Loi n° 2014-588 du 5 mars 2014
  • Décret n° 2015-773 du 29 juin 2015 portant création d’une aide en faveur des très petites entreprises embauchant des jeunes apprentis
  • Décret n° 2016-1998 du 30 décembre 2016 fixant la liste des collectivités territoriales autorisées à participer aux expérimentations prévues aux articles 76 et 77 de la loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels
  • Décret n° 2017-355 du 20 mars 2017 complétant la liste des collectivités territoriales autorisées à participer à l'expérimentation prévue à l'article 77 de la loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels
  • Décret n° 2018-1138 du 13 décembre 2018 relatif aux conditions de compétence professionnelle exigée d'un maître d'apprentissage
  • Décret n° 2018-1340 du 28 décembre 2018 portant sur l'expérimentation relative à la réalisation de la visite d'information et de prévention des apprentis par un professionnel de santé de la médecine de ville
  • Décret n° 2018-1348 du 28 décembre 2018 relatif à l’aide unique aux employeurs d’apprentis
  • Décret n° 2020-372 du 30 mars 2020 portant diverses dispositions relatives à l'apprentissage
  • Décret n° 2020-373 du 30 mars 2020 relatif à la rémunération des apprentis et portant diverses adaptations de la partie réglementaire du code du travail relatives à l'apprentissage
  • Décret n° 2020-1085 du 24 août 2020 relatif à l'aide aux employeurs d'apprentis prévue à l'article 76 de la loi n° 2020-935 du 30 juillet 2020 de finances rectificative pour 2020
  • Arrêté du 22 janvier 2020 relatif au modèle de convention prévu aux articles R. 6222-66 et R. 6325-33 du code du travail
  • Arrêté du 22 janvier 2020 relatif au modèle de convention prévu aux articles R. 6222-67 et R. 6325-34 du code du travail
  • Arrêt de la Cour de cassation, chambre sociale, du 31 janvier 2018, n° 16-21436 (prime de tutorat si exercice effectif des fonctions de tuteur)
  • Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 28 mai 2008, n° 06-44327 (nullité du contrat pour défait d’enregistrement et conséquences)